Aplikasi Google Docs, Alternatif Penyimpanan Arsip Digital

Penyimpanan Arsip di Aplikasi Google Docs

Oleh : Tian Nirwana

Dari 3 metode perlindungan terhadap arsip (khususnya arsip vital), dispersal adalah metode perlindungan arsip dengan cara penyebaran rutin atau penyebaran melekat (karena proses kegiatan) dimana informasi secara rutin didistribusi ke bagian lain atau individu di tempat yang berbeda. Misalnya metode dispersal yang digunakan suatu perusahaan untuk mendistribusikan informasinya ke kantor cabang atau kantor cabang pembantu. Hal itu dilakukan untuk menghindari rusak atau hilangnya arsip karena bencana. Sama halnya dengan arsip di perusahaan, arsip individu milik kita atau arsip lainnya sebaiknya disimpan tidak hanya di satu tempat, melainkan di banyak tempat untuk mencegah arsip hilang karena berbagai faktor, misalnya lupa.

Sebelum disimpan, arsip dapat diduplikasi (mengkopi arsip dari arsip aslinya) terlebih dahulu dengan cara fotokopi atau scan untuk mengubahnya ke dalam bentuk softcopy. Setelah itu, arsip dapat didispersal/disebar, misalnya menyimpan hasil fotokopi arsip di tempat yang berbeda dengan tempat penyimpanan arsip aslinya atau menyimpan softcopy arsip ke komputer, flashdisk, ke dalam bentuk mikrofilm atau tempat penyimpan arsip berbasis virtual yang ada di era teknologi informasi sekarang ini, antara lain Google Docs.

logo google docs

Google Docs adalah layanan pengolah kata (Docs), lembar sebar (Sheets), presentasi (Slides), formulir (Forms), dan penyimpanan data berbasis web yang gratis dari Google. Layaknya Microsoft Office, namun keunggulan lain dari Google Docs adalah dapat diakses dan dapat membuat dan mengedit dokumen di manapun kita berada. Dengan Google Docs, setiap orang juga dapat bekerja sama mengerjakan pekerjaan (dokumen) di waktu yang bersamaan. Selain itu, setiap perubahan yang kita buat pada dokumen akan secara otomatis tersimpan ketika kita mengedit atau mengetiknya dan dokumen yang lama (sebelum diedit) juga masih dapat kita lihat. Di dalam artikel ini akan dibahas cara menyimpan dokumen atau arsip (termasuk foto) di Google Docs.

Untuk menyimpan dokumen atau arsip menggunakan Google Docs, kita harus memiliki akun email di Google (https://www.google.com/gmail/). Bila kita telah memiliki akun email di Google, maka langkah-langkah untuk masuk dan menggunakan fasilitas Google Docs adalah sebagai berikut :
1. Buka https://docs.google.com/

menu membuka google docs

2. Masukan email dan password
Berikut tampilan Google Docs di akun kita

tampilan standar Google Docs
3. Jika ingin menyimpan dokumen di dalam folder tersendiri, maka kita harus membuat folder baru terlebih dahulu dengan memilih Main Menu

membuat folder di Google docs
4. Pilih Drive

pilih drive pada google docs
5. Pilih New

tombol New pada Google docs
6. Pilih New Folder

new folder dalam Google Docs
7. Ketik nama folder yang diinginkan lalu pilih Create

create nama folder pada google docs
8. Berikut tampilan di dalam folder baru. Jika ingin menyimpan arsip (file) yang ada di hard disk komputer atau flashdisk ke dalam folder yang kita buat, maka pilih New

menu menambahkan atau upload file ke folder google docs
9. Pilih File Upload

tombol file upload pada google docs
10.Pilih file yang akan dipindah/dicopy ke dalam folder lalu pilih Open, file akan langsung pindah di dalam folder

memilih file yang akan diupload di google docs

Jika ingin menyimpan file ke folder yang berbeda/baru lagi, maka kembali ke menu New kemudian pilih New folder dan File upload dan lanjutkan seperti pada langkah-langkah sebelumnya. File foto dapat disimpan di menu Google Photos yang ada di dalam Drive (masuk dahulu ke menu Drive seperti pada langkah nomor 4). Jika ingin menggunakan fasilitas pengolah kata (Docs), lembar sebar (Sheets) atau presentasi (Slides) pilih Main Menu lalu pilih Docs/Sheets/Slides sesuai kebutuhan.

File yang disimpan di akun Google Docs milik kita dapat diatur sesuai dengan keinginan, baik agar tersimpan di folder tertentu, diubah/edit dan langsung tersimpan secara otomatis, maupun agar orang lain dapat melihat dan meng-edit file tersebut (buka terlebih dahulu file kemudian pilih menu Share di kanan atas). Penyimpanan arsip di dalam Google Docs memudahkan kita dalam mengakses arsip di mana saja dan kapan saja saat dibutuhkan dan tidak terbatas hanya dengan menggunakan komputer saja (dapat diakses melalui handphone atau tablet). Dan, yang lebih penting file dapat disimpan selama mungkin tanpa takut hilang.

Sumber :
https://www.google.com/docs/about/
https://docs.google.com/