Siaga Bencana dengan Menyelamatkan Dokumen Penting

Siaga Bencana dengan Menyelamatkan Dokumen Penting

Oleh Musliichah, A.Md. S.IP. (Arsiparis Arsip UGM)

 

Wilayah Indonesia terletak di daerah tropis, diantara Benua Asia dan Australia, diantara Samudera Pasifik dan Hindia, dilalui garis katulistiwa, terdiri dari pulau dan kepulauan, serta banyak selat dan teluk. Kondisi topografi yang bergunung, berlembah, serta banyak pantai menjadi fonomena lokal yang menambah beragamnya iklim dan bencana alam di Indonesia.

Seperti yang kita hadapi saat ini, musim penghujan datang banjir dan angin topan kerap terjadi. Hal ini tidak kita inginkan, namun juga tak kuasa kita hindari. Kerugian harta benda dan nyawa kerap dialami akibat bencana ini. Ada satu kerugian yang kadang terlupakan yaitu kerusakan atau kehilangan dokumen/ arsip vital. Kehidupan kita, baik dalam konteks pribadi, kelompok (sosial, bisnis, dll), maupun kebangsaan tidak bisa lepas dari arsip.

arsip vital atau dokumen penting dan Siaga BencanaKita dapat belajar dari besarnya kerugian akibat bencana banjir, seperti tsunami di aceh yang meluluhlantakkan bangunan dan merenggut nyawa, juga menyapu jutaan dokumen penting. Hingga sekarang upaya penyelamatann dan rekonstruksi dokumen tersebut terus dilakukan dengan biaya yang besar. Untuk menghindari kerugian tersebut terulang, adalah bijaksana apabila kita antisipasi dengan melindungi dokumen penting/ vital yang kita miliki.

 

Mengidentifikasi Arsip Vital

Kita perlu memahami dan mengidentifikasi apa arsip vital kita. Arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi,  mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban, serta asset instansi. Beberapa kriteria arsip vital adalah merupakan prasarat keberadaan instansi, tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya; sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional organisasi karena berisi informasi untuk rekonstruksi apabila terjadi bencana; berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan/ asset organisasi; dan berkaitan dengan kebijakan strategis organisasi. Dengan kata lain apabila arsip vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu keberadaan/  pelaksanaan kegiatan organisasi.

 

Jenis-Jenis Arsip Vital

Ragam arsip vital tergantung jenis organisasi, diantaranya adalah :

  1. Organisasi pemerintah: kebijakan strategis/ peraturan dan MOU yang masih berlaku, arsip asset (sertifikat, surat berharga, BPKB, gambar gedung), arsip hak paten dan copy right, berkas perkara pengadilan, personal file, batas wilayah negara, antar provinsi atau antar kabupaten/ kota, dan dokumen pengelolaan keuangan negara.
  2. BUMN/ BUMD, dan swasta:  kebijakan perusahaan, RUPS, dokumen asset,  gambar gedung, blue print, akte pendirian, MOU yang masih berlaku, risalah rapat komisaris, gambar teknik, piutang lancar, saham/ obligasi, dan neraca rugi laba.
  3. Perusahaan perbankan: kebijakan perbankan, dokumen nasabah, dokumen kreditor termasuk agunan, RUPS, risalah rapat direksi, dokumen desain sistem dan produk perbankan, dokumen merger, dokumen aset, dan gambar gedung.
  4. Lembaga pendidikan tinggi: arsip kemahasiswaan, kurikulum, hasil penelitian inovatif, register mahasiswa, dan arsip ijazah.
  5. Rumah sakit: peraturan dan MOU yang masih berlaku, dokumen asset, dan medical records (rekam medis).

 

Penanganan Arsip Vital

Upaya penanganan arsip vital  dapat dilakukan dengan beberapa tahap, yaitu :

  • Perlindungan  arsip vital dengan metode :
  1. Duplikasi dan dispersal yaitu membuat duplikasi atau salinan arsip dan menyimpannya ditempat lain, dengan asumsi bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda. Oleh karena itu perlu diperhitungkan jarak lokasi penyimpanan arsip dengan duplikasinya. Duplikasi dan dispersal dapat juga dilakukan dengan alih media dalam bentuk microfilm atau CD-ROM. CD-ROM tersebut disimpan pada tempat penyimpanan arsip vital yang dirancang khusus.
  2. Peralatan khusus (vaulting) yaitu menyimpan dengan peralatan khusus seperti almari besi, filing cabinettahan api, dan ruang bawah tanah. Secara umum alat ini harus memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan minimal 4 jam kebakaran), kedap air, dan bebas medan magnet (untuk arsip magnetik/ elektronik), serta disesuaikan dengan jenis, media, dan ukuran arsip.
  • Pengamanan arsip vital dengan cara :
  1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, dan penggunaan sistem alarm.
  2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir.
  3. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan tahan api dilengkapi peralatan alarm dan pemadam kebakaran, dan dipilih lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan/ badai, dan banjir.

 

  • Lokasi penyimpanan arsip vital sebaiknya dirancang khusus dengan mempertimbangkan aspek keamanan dan keselamatan fisik maupun informasi arsip. Ada dua model tempat penyimpanan yaitu pada ruangan tertentu dalam satu gedung perkantoran (on-site) dan di luar lingkungan gedung perkantoran (off-site):

 

Dengan berbagai upaya di atas, semoga dokumen penting kita dapat terselamatkan dan terhindar dari bencana yang selalu mengintai dan dapat menekan biaya resiko bencana yang tidak dapat kita hindari.

 

Kredit foto: http://distlib.blogs.com/distlib/2009/03/archive-collapse-disaster-for-historians.html