Arsip Perguruan Tinggi merupakan salah satu Lembaga Kearsipan, sebagaimana yang tercantum di dalam UU No 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan. Lembaga-lembaga Kearsipan ini terdapat dalam Pasal 19 sampai pasal 29 UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Berikut ini beberapa Pasal dan penjelaan terkait Arsip Perguruan Tinggi menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

 

Pasal 1 poin 17:

Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.

 

Pasal 27
(1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
(3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:

  1. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
  2. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

 

Pasal 28

Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (4), arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan:

  1. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan
  2. pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

 

Pasal 29
Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (2) harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.

 

Penjelasan Pasal 16 Ayat (3) Huruf d:
Arsip perguruan tinggi dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat.

Penjelasan Pasal 27:

Ayat (1)
Yang dimaksud “perguruan tinggi” adalah perguruan tinggi sebagaimana dimaksud dalam undang-undang di bidang pendidikan adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh Pemerintah.

Ayat (2)
Yang diwajibkan membentuk arsip perguruan tinggi adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh pemerintah, sedangkan pembentukan arsip perguruan tinggi di lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan kepada kebijakan internal perguruan tinggi yang bersangkutan.

Demikian beberapa kutipan mengenai Arsip Perguruan Tinggi Menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.


read more

Rancangan Peraturan Pemerintah untuk UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 (RPP Pelaksanaan UU Kearsipan) tengah dalam proses penyusunan atau penggodokan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Semoga tahun ini rancangan Peraturan Pemerintah ini segera selesai dan disahkan pemberlakuannya oelh Pemerintah Republik Indonesia, sehingga segera dapat dipahami dan dilaksanakan isi kandungannya untuk penyelenggaraan kearsipan dan sistem kearsipan yang lebih baik di Tanah Air.

Rancangan Peraturan Pemerintah untuk UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 terdiri dari 191 Pasal. Saat ini admin duniaarsip.com tengah dalam proses pembacaan, pencermatan pemahaman terhadap isi dari RPP ini. Bagi rekan-rekan arsiparis, pemerhati arsip dan kearsipan, ataupun mahasiswa yang tengah menempuh pendidikan di jurusan Kearsipan, dapat turut serta memberikan sumbangsih dalam penyempurnaan rancangan Peraturan Pemerintah untuk Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan ini.

Selengkapnya mengenai Rancangan Peraturan Pemerintah pelaksanaan UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009, dapat diunduh melalui link ini: RPP-UU No 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan.

Untuk masukan/saran dapat disampaikan melalui email : hukum@anri.go.id atau hukumperundangundangan@yahoo.com. Namun admin duniaarsip.com hingga saat ini belum mengetahui batas waktu pengiriman masukan/saran terhadap Rancangan Peraturan Pemerintah untuk Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan ini. Partisipasi kita untuk kearsipan Indonesia yang lebih baik, dinanti-nantikan.


read more

Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan  dilaksanakan dengan berasaskan pada kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal usul (principle of provenance), aturan asli (principle of original order), keamanan dan keselamatan arsip, keprofesionalan SDM kearsipan, keresponsifan, keantisipatifan, kepartisipatifan, partisipasi masyarakat, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum.

1. kepastian hukum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

2. keautentikan dan keterpercayaan;

Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

3. keutuhan;

Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.

4. asal usul (principle of provenance);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

5. aturan asli (principle of original order);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

6. keamanan dan keselamatan;

Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.

Asas “keselamatan” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

7. keprofesionalan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

8. keresponsifan;

Asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.

9. keantisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.

10. kepartisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.

11. akuntabilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.

12. kemanfaatan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakan, berbangsa, dan bernegara.

13. aksesibilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

14. kepentingan umum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan  tanpa diskriminasi.

Diambil dari Pasal 4 Undang-Undang Kearsipan No 43 Tahun 2009 mengenai Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan.


read more

Dalam bahasan sebelumnya dijelaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan kegiatan yang terdiri dari kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang dibutuhkan. (Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 poin 24).

Selanjutnya, siapakah yang menjadi penanggung jawab penyelenggaraan kearsipan. Di Indonesia, yang menjadi penanggung jawab penyelenggaraan kearsipan adalah:
(1)    Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
(2)    Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi.
(3)    Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota.
(4)    Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(5)    Tanggung jawab penyelenggara kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.
(6)    Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), penyelenggara kearsipan nasional melakukan penelitian dan pengembangan serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. (Pasal 6)

Lalu, apakah peran yang dapat diberikan masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan? Peran masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan meliputi:
(1)    Masyarakat dapat berperan serta dalam kearsipan yang meliputi peran serta perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam penyelenggaraan kearsipan.
(2)    Peran serta masyarakat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diwujudkan dalam ruang lingkup pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
(3)    Lembaga kearsipan dapat mengikutsertakan masyarakat dalam kegiatan pelindungan, penyelamatan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan. (Pasal 71)

Jika dilihat pada pembahasan di atas, maka yang menjadi penanggung jawab penyelenggaraan kearsipan adalah seluruh elemen bangsa, baik lembaga pemerintah, perguruan tinggi maupun masyarakat sebagai organisasi politik, organisasi kemasyarakatan maupun perorangan.

 


read more

Di dalam Undang-undang Kearsipan No 43 Tahun 2009 dibahas secara menyeluruh mengenai penyelenggaraan kearsipan. Pembahasan penyelenggaraan kearsipan di blog ini akan dibagi ke dalam beberapa tulisan berurutan dan saling terkait. Beberapa hal terkait penyelenggaraan kearsipan meliputi pengertian, tujuan, penanggung jawab penyelenggaraan kearsipan, peran masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan dan asas-asas penyelenggaraan kearsipan.

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. (Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 poin 24)

Penyelenggaraan kearsipan memiliki tujuan sebagaimana berikut ini:

  1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
  2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
  3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
  4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
  5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
  6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
  7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. (Pasal 3)

Kata kunci dalam penyelenggaraan kearsipan adalah jaminan penciptaan arsip, ketersediaan arsip autentik dan terpercaya, jaminan keselamatan arsip dan keamanan arsip, dinamisasi penyelenggaraan kearsipan nasional, dan lain-lain.


read more

Berikut ini Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Untuk mendonlod (mengunduh) UU ini, silahkan klik link yang ada di halaman paling bawah posting ini. Terima kasih.

 

UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2009

TENTANG KEARSIPAN

 

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

 

Menimbang :

a.   bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara;

b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;


read more