PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK SEDERHANA

DENGAN MS.EXCEL

Oleh : Tian Nirwana

Perubahan dan perkembangan organisasi mempengaruhi pengelolaan arsip baik dari proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan maupun penyusutan arsip. Semakin besar suatu organisasi maka semakin lama waktu yang dibutuhkan dalam proses pengelolaan arsip sehingga berpengaruh terhadap penyelenggaraan pelayanan publik. Untuk menciptakan pengelolaan arsip yang efektif, efisien dan sistematis dan dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini maka diperlukan suatu sistem komputerisasi pada pengelolaan arsip (berbasis elektronik).

Beberapa manfaat pengelolaan arsip berbasis elektronik, yaitu Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi; Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya; Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking) dan monitoring; dan Memberikan fasilitas dalam pembuatan laporan pengelolaan surat. (Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung).

Banyak pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang bisa digunakan, seperti Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang terdiri dari aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)/e-record dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)/e-archives yang dikelola Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) atau aplikasi pengelolaan surat masuk dan keluar serta aplikasi lainnya yang dapat di download secara gratis. Meski begitu, masih banyak pihak/organisasi yang menggunakan sistem konvensional (manual) dalam pengelolaan arsip seperti kartu kendali atau buku agenda surat masuk dan keluar dan belum menggunakan aplikasi-aplikasi tersebut dikarenakan beberapa hal.

Salah satu cara mudah dalam mengelola arsip/surat secara elektronik adalah dengan menggunakan Ms. Excel. File pengelolaan surat (misalnya Agenda Surat Masuk dan Keluar) dibuat dalam format excel seperti biasa, berupa beberapa kolom dan baris, yang kemudian akan di-sharing sehingga dapat dibuka dan diedit meskipun dari komputer yang berbeda. Dengan begitu, proses pengelolaan surat menjadi efektif, efisien dan sistematis bagi seluruh bagian di dalam organisasi karena dapat dikerjakan dari beberapa komputer yang berbeda (sesuai fungsi bagian/unit). Berikut adalah cara men-sharing file antar komputer : (pastikan semua komputer terhubung dengan internet)

1. (Pada komputer yang dijadikan server) Klik kanan pada File yang akan di-Sharing (File berada pada Folder sendiri), pilih Share with, lalu pilih Specific people…

mengatur file sharing

 

2. Klik tanda panah ke bawah, pilih Everyone, pilih Add, pilih Share
mengatur file sharing 2

 

3. Setelah Share, klik tanda panah ke bawah pada Name Everyone tadi, pilih Read/Write, lalu pilih Share

mengatur file sharing 3

 

4. Kemudian muncul kolom seperti di bawah ini, pilih Next

mengatur file sharing 4

 

5. Setelah itu, akan muncul kolom yang berarti file sudah di-sharing (Your file is Share) seperti di bawah ini, lalu pilih Done

mengatur file sharing 5

 

6. Selanjutnya (dilakukan pada komputer lain yang digunakan untuk melihat/mengedit File dari komputer server), Pilih Start, ketik Run, lalu Enter

mengatur file sharing 6

 

7. Ketik IP komputer tempat File yang di-Sharing (komputer server) pada kolom Run yang muncul seperti di bawah ini lalu ketik OK. (Apabila kita belum mengetahui IP komputer server, kita bisa melihatnya pada komputer server dengan pilih Start, ketik Run, ketik cmd pada kolom Run, lalu OK. Setelah itu ketik ipconfig pada kolom C: lalu Enter. IP komputer akan terlihat pada baris IPv4 Address, misalnya 192.168.4.76)

mengatur file sharing 7

 

8. Setelah itu ketik nama komputer server berikut passwordnya pada kolom Windows Security seperti di bawah ini lalu pilih OK
mengatur file sharing 8

 

9. Maka akan terlihat Folder tempat File yang di-Sharing disimpan. File dapat diakses untuk dibuka/diedit dan kemudian disimpan sehingga bila diakses dari komputer lain, perubahan yang dilakukan sebelumnya juga terlihat bila dibuka/diedit dari komputer lain.

mengatur file sharing 9

 

Selain menciptakan pengelolaan arsip yang efektif, efisien dan sistematis, pengelolaan arsip secara elektronik sebagai salah satu bentuk reformasi sistem juga merupakan bagian dari penyelenggaraan e-government dalam meningkatkan proses pemerintahan (e-administration), menghubungkan dengan masyarakat (e-citizens dan e-services) dan membangun interaksi dengan pihak lain (e-society) dalam mewujudkan pemerintahan yang terbuka (open government).

 

Kredit foto Featured Image: www.stacksocial.com


read more

Adakalanya data di dalam file word bersifat sensitif dan rahasia, sehingga hanya pengguna tertentu saja yang berhak mengakses/membaca isi dari file.

Untuk kepentingan ini, Word 2010 menyediakan fitur proteksi data. Cara kerja proteksi data adalah dengan menerapkan sistem password pada file yang diproteksi. Berikut langkah-langkah memproteksi file:
1. Buka tab File, pilih Save As
2. Pada tombol Tools yang terletak di sebelah kanan bawah menu, klik tanda panah dan pilih General Options…
3. Pada jendela menu General Options… isikan password pada kolom Password to open dan Password to modify, klik OK
4. Pada menu konfirmasi yang muncul, masukkan kembali password yang sama, klik OK
5. Untuk mencek proteksi file telah berhasil, buka kembali file tersebut. Jika muncul menu konfirmasi, masukkan password yang tadi digunakan saat memproses proteksi file.
Cara-cara di atas memerlukan pengisian password 2 (dua) kali untuk, pertama, membuka file Word 2010 dan, kedua, untuk melakukan modifikasi terhadap isi dari file Word 2010.

cara memproteksi file word 2010 - 2 layer password

Adapun langkah singkat untuk memproteksi file Word 2010 (Password to Open), sebagai berikut:

  1. Pilih tab “File”, klik “Info”
  2. Pilih command “Protect Document”
  3. Pada jendela menu yang muncul, pilih “Encrypt with Password”
  4. Masukkan password pada bidang menu yang muncul
  5. Klik tombol “OK” untuk mengaplikasikan password pada file Word 2010

cara memproteksi file word 2010 | password to open | 1 password pada file word 2010

 

Di atas tadi adalah langkah untuk memproteksi file word. Bagaimana caranya jika suatu saat, file yang telah diproteksi ternyata ingin dihilangkan pengaturan proteksinya? Berikut langkah untuk menghilangkan proteksi file:
1. Buka file yang telah diproteksi tadi
2. Masukkan password pada menu konfirmasi yang muncul
3. Setelah file terbuka, masuklah ke menu Save as dengan mengklik tab File > Save as
4. Klik tombol Tools, pilih opsi General Options…
5. Ketika muncul menu General Options… hapus password yang ada pada kolom Password to open dan Password to modify, klik OK
6. Klik tombol Save. Coba dibuka kembali file yang dihilangkan proteksinya untuk memastikan apakah langkah-langkah di atas berhasil diterapkan.


read more

Tab “File” Word 2010 menggantikan kedudukan “Office Button” pada Word 2007. Tab “File” terletak di sisi paling kiri dari jajaran tab yang ada di Ribbon Word 2010. Tab “File” dikenal juga dengan istilah “backstage” atau belakang layar, mengacu pada beberapa fungsi dan proses di dalamnya terhadap file document yang tengah aktif.

Klik kiri tab “File” untuk memunculkan menu-menu perintah yang dapat kita aplikasikan ke file document kita. Berikut tampilan tab”File” atau “Backstage” di Word 2010:

menu tab File Word 2010 - Backstage

 

Pada jendela menu di atas terlihat ada 3 (tiga) bagian yang ada dalam menu Tab “File”

  1. Sisi kiri, berisi kumpulan perintah yang dapat kita gunakan untuk memproses file document yang sedang aktif. Menyimpan (Saving), Menyimpan dengan tipe khusus (Save As), Membuka file (Open), Menutup file yang aktif (Close), Info-info file (Info), File-file yang dibuka terakhir (Recent), Membuat file baru (New), Mencetak file (Print), Menyimpan dan Kirim (Save & Send), Menu Bantuan (Help), Konfigurasi Word 2010 (Options), dan Keluar dari Word 2010 (Exit). Apa yang muncul di bagian tengah “Backstage” atau jendela menu yang muncul, tergantung pada tab menu yang di-klik;
  2. Sisi tengah, berisi informasi atau sub-sub perintah yang digunakan untuk memproses file document. Apa saja yang ada di bagian tengah (2) dan sisi kanan (3), tergantung pada tab menu yang kita pilih. Pada contoh gambar di atas, menu “Info” tengah disorot, sehingga yang muncul di sisi tengah (2) adalah informasi terkait file document yang sedang aktif dan pada sisi kanan (3) adalah informasi terkait “Properties” document termasuk lokasi simpan file (folder).
  3. Informasi detil atau sub menu dari tab menu yang kita pilih di sisi kiri “Backstage”.

Berikut ini gambar(an) dari sub-sub menu yang terdapat dalam tab “File”:

tab File - menu Recent documents

Menu Recent Dcuments

 

tab File - menu New documents

Menu New Document

 

tab File - menu Print and Preview documents

Menu Print and Preview Document

 

tab File - menu Save and Send document

Menu Save and Send

 

tab File - menu Help

Menu Help


read more

area quick access toolbar 2010Quick Access Toolbar Word 2010 terletak di sisi sebelah kiri atas Ribbon Word 2010. Tepatnya di atas Tab “File” dan “Home”. Sesuai namanya, Quick Access Toolbar berisi beberapa tombol perintah yang dapat kita akses secara langsung dan mudah, istilahnya tombol-tombol shortcut untuk beberapa perintah yang populer digunakan. Tombol standar yang ada di Quick Access adalah tomboh “Save”, “Undo” dan “Retry”. Namun jangan khawatir, sesuai dengan judul di atas, kita dapat melakukan optimasi terhadap fungsi Quick Access Toolbar ini.

Berikut ini cara-cara melakukan Optimasi pada Quick Access Toolbar Word 2010:

Memindah posisi Quick Access Toolbar, di bawah atau di atas Ribbon. Untuk memindahkan posisi Quick Access Toolbar, dapat dengan cara klik kiri tanda segitiga di sisi paling kanan Quick Access Toolbar, pada dropdown menu yang muncul klik kiri pada tombol “Show Below the Ribbon”. Untuk mengembalikan Quick Access ke atas Ribbon, dengan cara yang sama seperti tadi, dan pilih tombol “Show Above the Ribbon”.

dropdown menu Quick Access Toolbar

Selain cara di atas, memindahkan posisi Quick Access juga bisa dilakukan dengan cara: klik kanan pada bagian mana pun dari Tab atau Ribbon, kemudian klik kiri pada opsi “Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon” atau sebaliknya pilih opsi “Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon” untuk mengembalikan Quick Access Toolbar ke posisi di atas Ribbon.

Mengaktifkan dan menonaktifkan tombol pada Quick Access Toolbar. Aktifkan dropdown menu pada Quick Access Toolbar seperti cara di atas, kemudian pilih (klik kiri) tombol yang ingin diaktifkan hingga muncul tanda centang (v) di depan nama tombol perintah. Untuk menonaktifkan tombol perintah, cukup klik kiri pada tombol dengan tanda centang (v).

Menambahkan tombol perintah pada Quick Access Toolbar. Apabila kita ingin menambahkan tombol perintah yang belum ada pada tombol standar bawaan Quick Access Toolbar, caranya dengan melakukan salah satu dari 3 cara berikut ini:

Pertama, klik tanda segitiga pada Quick Access Toolbar, kemudian klik opsi “More Commands…”;

Kedua, klik kanan salah satu tab, lalu pilih opsi “Customize Quick Access Toolbar…”

Ketiga, klik kanan pada tombol perintah yang ada di Ribbon, lalu pilih “Add to Quick Access Toolbar”. Pilihan ini akan menambahkan tombol perintah tertentu pada Quick Access Toolbar.

Cara Pertama dan Kedua di atas, akan memunculkan Dialog Box “Word Option” seperti berikut ini:

Word Option pada Word 2010

  1. Tab Quick Access Toolbar langsung mendapat sorotan.
  2. Kumpulan Tombol Perintah (Command Button) yang akan ditambahkan ke menu Quick Access Toolbar.
  3. Tombol Perintah yang telah ditambahkan ke dalam Quick Access Toolbar.
  4. Tombol “Add>>” untuk menambahkan Perintah ke menu Quick Access Toolbar. Bisa juga dengan cara doubel klik kiri pada tombol perintah yang akan ditambahkan. Untuk memindahkan/mengeluarkan tombol perintah dari menu Quick Access Toolbar, dilakukan dengan cara pilih tombol yang akan dikeluarkan, tekan tombol “<<Remove” atau dengan cara doubel klik kiri pada tombol perintah yang dikeluarkan.
  5. Mengatur susunan atau urutan tombol-tombol perintah dalam Quick Access Toolbar
  6. Tombol “OK” untuk meng-eksekusi pilihan dan perubahan yang Anda lakukan pada menu Quick Access Toolbar.

Bagaimana, mudah bukan memaksimalkan fungsi Quick Access Toolbar Word 2010? Silahkan Anda lakukan optimasi Quick Access Toolbar Anda agar pekerjaan pengolahan data dan kata Anda menjadi semakin lancar…..


read more

Ribbon Word 2010 adalah perangkat/peralatan utama yang ada di Word 2010. Di dalam Ribbon Word 2010 terdapat segala macam fungsi yang dapat kita aplikasikan pada lebar atau halaman kerja dokumen kita.

Ribbon Word 2010, dapat dibagi ke dalam 3 kelompok besar, yaitu Tab, Groups dan Tombol Perintah (Command Button).

Tab Word 2010. Tab in mirip dengan guide pada folder arsip. Pada Ribbon Word 2010, terdapat beberapa tab seperti “Home”, “Insert”, “Page Layout”, “References”, “Mailings”, “Review”, dan “View”. Ada juga Tab yang muncul hanya apabila kita memasukkan unsur lain ke dalam lebar kerja, misalnya gambar/picture, yang memunculkan Tab Format (Picture Tools).

Groups. Apabila kita memilih suatu Tab, maka kita akan menemukan di dalamnya groups yang berbeda-beda di bawahnya. Misalnya bila dipilih Tab “Home”, maka didalamnya akan kita temukan Group “Clipboard”, “Font”, “Paragraph”, “Styles”, dan “Editing”

Tombol Perintah/Command Button. Suatu Group terdiri dari beberapa tombol perintah di dalamnya. Tombol-tombol perintah yang ada dalam Group mencerminkan perintah atau fungsi utama dari Group yang bersangkutan. Misalnya Group “Font”, maka di dalamnya berisi Tombol Perintah untuk fungsi-fungsi yang terkait dengan format Font dalam lembar kerja.

ribbon office word 2010

Pada beberapa tombol perintah, terdapat tanda segitiga yang menunjuk ke bawah. Tanda segitiga ini berfungsi untuk memunculkan menu turunan (dropdown). Selain itu, untuk Group, pada sisi kanan bawah terdapat tanda panah yang menunjuk ke bawah. Tanda panah ini apabila di klik akan memunculkan jendela Dialog Box. Misalnya contoh di bawah ini:

menu turunan atau dialog box command button Font

Selanjutnya kita dapat memodifikasi teks dokumen halaman kerja Word 2010 sesuai format baku atau selera kita.

Catatan tambahan:

  • Ribbon Word 2010 dapat disembunyikan atau dimunculkan dari halaman kerja Word 2010, dengan cara melakukan double klik kiri mouse pada salah satu Tab yang ada. Atau dengan cara klik kanan pada Tab, lalu pilih Minimize the Ribbon. Bisa juga dengan Hotkey tombol keyboard “Ctrl +F1” (tanpa tanda kutip).

read more

Salah satu pengolah teks yang populer di lingkungan kerja adalah Microsoft Office Word 2010 (Word 2010). Dengan berbagai fitur yang disediakan, Word 2010 sangat handal untuk memenuhi berbagai kebutuhan kerja dalam berbagai lingkungan kerja, instansi, UKM, perguruan tinggi, sekolah, dan lain sebagainya.

Ibaratnya kita akan pergi ke suatu tempat yang belum pernah kita datangi, tentunya kita memerlukan berbagai persiapan agar sampai ke tempat yang dituju. Salah satu persiapan yang kita perlukan adalah rute atau peta lokasi. Dengan rute atau peta, selanjutnya kita dapat merencanakan dan menentukan rute dan akomodasi yang paling efektif dan efisien. Pun demikian juga bila kita berencana ingin mahir dengan Word 2010. Memahami lingkungan kerja Word 2010 adalah langkah awal yang tepat untuk mengefektifkan penggunaan Word 2010 dalam pekerjaan kita.

Berikut ini lingkungan kerja Word 2010:

lingkungan kerja microsoft office word 2010

A. Toolbar “Quick Access” ~ Bagian ini berisi berbagai tombol fungsi yang sering kita gunakan, semacam short cut atau jalan pintas kita untuk mengaplikasikan fungsi tertentu pada Word 2010. Tombol fungsi bisa kita tambahkan, kurangi, aktif-nonaktifkan, atau diubah posisinya di atas atau di bawah Ribbon.

B. Title Bar ~ Menunjukkan judul file Word yang sedang aktif. Bila belum ada judul/file baru, bagian ini berisi judul “Document” diikuti angka.

C. Ribbon ~ “Perkakas” paling utama dalam Word 2010 adalah RIBBON. Dalam Ribbon terdapat Tab, Groups fitur, dan dalam masing-masing Group terdapat kumpulan tombol fungsi.

D. Ruler ~ Penggaris pada halaman kerja yang berfungsi dalam pengaturan margin (batas) halaman kerja. Margin digunakan untuk pengaturan batas cetak pada kertas untuk sisi atas, bawah, kiri, kanan hasil kerja Word 2010.

E. Scroll Bars ~ Menggulung bidang halaman kerja Word, ke atas-bawah dan ke kiri-kanan bidang kerja. Scroll atas-bawah dapat juga dilakukan dengan scroller pada mouse komputer.

F. Zoom Slider ~ Tombol yang memiliki fungsi memperbesar atau memperkecil tampilan halaman kerja Word 2010. Bisa dengan cara menggeser ke kiri atau kanan SLider, atau dengan meng-klik angka % dan mengetikkan angka spesifik pada jendela menu Zoom yang muncul.

G. Status Bars ~ Berisi informasi posisi halaman tempat kursor berada, jumlah halaman dan kata dalam file, bahasa yang digunakan.

H. View Button ~ Untuk mengubah tampilan halaman kerja Word 2010. Opsi yang ada di bagian View Button, yaitu Print Layout, Full Screen Reading, Web Layout, Outline, dan Draft.

Demikian pembahasan mengenai lingkungan kerja atau halaman kerja Word 2010. Dengan memahami bagian ini, akan memudahkan kita dalam me-meta-kan fitur-fitur dan beragam fungsi yang ada di Word 2010 dan menggunakannya dalam pekerjaan pengolahan teks kita sehari-hari. Selamat ber-eksplorasi!!


read more