PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK SEDERHANA

DENGAN MS.EXCEL

Oleh : Tian Nirwana

Perubahan dan perkembangan organisasi mempengaruhi pengelolaan arsip baik dari proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan maupun penyusutan arsip. Semakin besar suatu organisasi maka semakin lama waktu yang dibutuhkan dalam proses pengelolaan arsip sehingga berpengaruh terhadap penyelenggaraan pelayanan publik. Untuk menciptakan pengelolaan arsip yang efektif, efisien dan sistematis dan dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini maka diperlukan suatu sistem komputerisasi pada pengelolaan arsip (berbasis elektronik).

Beberapa manfaat pengelolaan arsip berbasis elektronik, yaitu Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi; Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya; Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking) dan monitoring; dan Memberikan fasilitas dalam pembuatan laporan pengelolaan surat. (Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung).

Banyak pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang bisa digunakan, seperti Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang terdiri dari aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)/e-record dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)/e-archives yang dikelola Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) atau aplikasi pengelolaan surat masuk dan keluar serta aplikasi lainnya yang dapat di download secara gratis. Meski begitu, masih banyak pihak/organisasi yang menggunakan sistem konvensional (manual) dalam pengelolaan arsip seperti kartu kendali atau buku agenda surat masuk dan keluar dan belum menggunakan aplikasi-aplikasi tersebut dikarenakan beberapa hal.

Salah satu cara mudah dalam mengelola arsip/surat secara elektronik adalah dengan menggunakan Ms. Excel. File pengelolaan surat (misalnya Agenda Surat Masuk dan Keluar) dibuat dalam format excel seperti biasa, berupa beberapa kolom dan baris, yang kemudian akan di-sharing sehingga dapat dibuka dan diedit meskipun dari komputer yang berbeda. Dengan begitu, proses pengelolaan surat menjadi efektif, efisien dan sistematis bagi seluruh bagian di dalam organisasi karena dapat dikerjakan dari beberapa komputer yang berbeda (sesuai fungsi bagian/unit). Berikut adalah cara men-sharing file antar komputer : (pastikan semua komputer terhubung dengan internet)

1. (Pada komputer yang dijadikan server) Klik kanan pada File yang akan di-Sharing (File berada pada Folder sendiri), pilih Share with, lalu pilih Specific people…

mengatur file sharing

 

2. Klik tanda panah ke bawah, pilih Everyone, pilih Add, pilih Share
mengatur file sharing 2

 

3. Setelah Share, klik tanda panah ke bawah pada Name Everyone tadi, pilih Read/Write, lalu pilih Share

mengatur file sharing 3

 

4. Kemudian muncul kolom seperti di bawah ini, pilih Next

mengatur file sharing 4

 

5. Setelah itu, akan muncul kolom yang berarti file sudah di-sharing (Your file is Share) seperti di bawah ini, lalu pilih Done

mengatur file sharing 5

 

6. Selanjutnya (dilakukan pada komputer lain yang digunakan untuk melihat/mengedit File dari komputer server), Pilih Start, ketik Run, lalu Enter

mengatur file sharing 6

 

7. Ketik IP komputer tempat File yang di-Sharing (komputer server) pada kolom Run yang muncul seperti di bawah ini lalu ketik OK. (Apabila kita belum mengetahui IP komputer server, kita bisa melihatnya pada komputer server dengan pilih Start, ketik Run, ketik cmd pada kolom Run, lalu OK. Setelah itu ketik ipconfig pada kolom C: lalu Enter. IP komputer akan terlihat pada baris IPv4 Address, misalnya 192.168.4.76)

mengatur file sharing 7

 

8. Setelah itu ketik nama komputer server berikut passwordnya pada kolom Windows Security seperti di bawah ini lalu pilih OK
mengatur file sharing 8

 

9. Maka akan terlihat Folder tempat File yang di-Sharing disimpan. File dapat diakses untuk dibuka/diedit dan kemudian disimpan sehingga bila diakses dari komputer lain, perubahan yang dilakukan sebelumnya juga terlihat bila dibuka/diedit dari komputer lain.

mengatur file sharing 9

 

Selain menciptakan pengelolaan arsip yang efektif, efisien dan sistematis, pengelolaan arsip secara elektronik sebagai salah satu bentuk reformasi sistem juga merupakan bagian dari penyelenggaraan e-government dalam meningkatkan proses pemerintahan (e-administration), menghubungkan dengan masyarakat (e-citizens dan e-services) dan membangun interaksi dengan pihak lain (e-society) dalam mewujudkan pemerintahan yang terbuka (open government).

 

Kredit foto Featured Image: www.stacksocial.com


read more

Penyimpanan Arsip di Aplikasi Google Docs

Oleh : Tian Nirwana

Dari 3 metode perlindungan terhadap arsip (khususnya arsip vital), dispersal adalah metode perlindungan arsip dengan cara penyebaran rutin atau penyebaran melekat (karena proses kegiatan) dimana informasi secara rutin didistribusi ke bagian lain atau individu di tempat yang berbeda. Misalnya metode dispersal yang digunakan suatu perusahaan untuk mendistribusikan informasinya ke kantor cabang atau kantor cabang pembantu. Hal itu dilakukan untuk menghindari rusak atau hilangnya arsip karena bencana. Sama halnya dengan arsip di perusahaan, arsip individu milik kita atau arsip lainnya sebaiknya disimpan tidak hanya di satu tempat, melainkan di banyak tempat untuk mencegah arsip hilang karena berbagai faktor, misalnya lupa.

Sebelum disimpan, arsip dapat diduplikasi (mengkopi arsip dari arsip aslinya) terlebih dahulu dengan cara fotokopi atau scan untuk mengubahnya ke dalam bentuk softcopy. Setelah itu, arsip dapat didispersal/disebar, misalnya menyimpan hasil fotokopi arsip di tempat yang berbeda dengan tempat penyimpanan arsip aslinya atau menyimpan softcopy arsip ke komputer, flashdisk, ke dalam bentuk mikrofilm atau tempat penyimpan arsip berbasis virtual yang ada di era teknologi informasi sekarang ini, antara lain Google Docs.

logo google docs

Google Docs adalah layanan pengolah kata (Docs), lembar sebar (Sheets), presentasi (Slides), formulir (Forms), dan penyimpanan data berbasis web yang gratis dari Google. Layaknya Microsoft Office, namun keunggulan lain dari Google Docs adalah dapat diakses dan dapat membuat dan mengedit dokumen di manapun kita berada. Dengan Google Docs, setiap orang juga dapat bekerja sama mengerjakan pekerjaan (dokumen) di waktu yang bersamaan. Selain itu, setiap perubahan yang kita buat pada dokumen akan secara otomatis tersimpan ketika kita mengedit atau mengetiknya dan dokumen yang lama (sebelum diedit) juga masih dapat kita lihat. Di dalam artikel ini akan dibahas cara menyimpan dokumen atau arsip (termasuk foto) di Google Docs.

Untuk menyimpan dokumen atau arsip menggunakan Google Docs, kita harus memiliki akun email di Google (https://www.google.com/gmail/). Bila kita telah memiliki akun email di Google, maka langkah-langkah untuk masuk dan menggunakan fasilitas Google Docs adalah sebagai berikut :
1. Buka https://docs.google.com/

menu membuka google docs

2. Masukan email dan password
Berikut tampilan Google Docs di akun kita

tampilan standar Google Docs
3. Jika ingin menyimpan dokumen di dalam folder tersendiri, maka kita harus membuat folder baru terlebih dahulu dengan memilih Main Menu

membuat folder di Google docs
4. Pilih Drive

pilih drive pada google docs
5. Pilih New

tombol New pada Google docs
6. Pilih New Folder

new folder dalam Google Docs
7. Ketik nama folder yang diinginkan lalu pilih Create

create nama folder pada google docs
8. Berikut tampilan di dalam folder baru. Jika ingin menyimpan arsip (file) yang ada di hard disk komputer atau flashdisk ke dalam folder yang kita buat, maka pilih New

menu menambahkan atau upload file ke folder google docs
9. Pilih File Upload

tombol file upload pada google docs
10.Pilih file yang akan dipindah/dicopy ke dalam folder lalu pilih Open, file akan langsung pindah di dalam folder

memilih file yang akan diupload di google docs

Jika ingin menyimpan file ke folder yang berbeda/baru lagi, maka kembali ke menu New kemudian pilih New folder dan File upload dan lanjutkan seperti pada langkah-langkah sebelumnya. File foto dapat disimpan di menu Google Photos yang ada di dalam Drive (masuk dahulu ke menu Drive seperti pada langkah nomor 4). Jika ingin menggunakan fasilitas pengolah kata (Docs), lembar sebar (Sheets) atau presentasi (Slides) pilih Main Menu lalu pilih Docs/Sheets/Slides sesuai kebutuhan.

File yang disimpan di akun Google Docs milik kita dapat diatur sesuai dengan keinginan, baik agar tersimpan di folder tertentu, diubah/edit dan langsung tersimpan secara otomatis, maupun agar orang lain dapat melihat dan meng-edit file tersebut (buka terlebih dahulu file kemudian pilih menu Share di kanan atas). Penyimpanan arsip di dalam Google Docs memudahkan kita dalam mengakses arsip di mana saja dan kapan saja saat dibutuhkan dan tidak terbatas hanya dengan menggunakan komputer saja (dapat diakses melalui handphone atau tablet). Dan, yang lebih penting file dapat disimpan selama mungkin tanpa takut hilang.

Sumber :
https://www.google.com/docs/about/
https://docs.google.com/


read more

Setelah merilis Smadav Rev. 8.4 tahun 2011, pada tanggal 17 Mei 2011 ini Antivirus Smadav kembali diupdate menjadi Smadav Rev. 8.5. Pada Smadav Rev. 8.5 terdapat penambahan beberapa fitur seperti Smadav-Updater, fitur untuk mengupdate database virus terbaru setiap minggu baik secara online/offline, melakukan pendeteksian khusus untuk virus Ramnit.shortcut, fitur : “Forgot Password” untuk Smadav Pro, serta untuk mengetahui perkembangan terbaru dari antivirus Smadav ditambahkan fitur baru : “Berita Terkini Smadav”.


read more

Pada tulisan sebelumnya telah dibahas cara menambahkan backsound/musik pada slide Powerpoint 2007. Berikut ini penjelasan mengenai bagaimana pengaturan terhadap backsound/musik yang disisipkan dalam slide presentasi Powerpoint 2007.

Setelah musik disisipkan di slide powerpoint, maka pada slide yang disisipi musik terdapat icon/gambar speaker berwarna kuning. Icon speaker kuning inilah yang menjadi entry point bagi kita, untuk melakukan pengaturan musik yang dimasukkan ke dalam slide tadi.

insert suara pada slide powerpoint 2007


read more

Untuk menyampaikan ide, gagasan, atau laporan di rapat atau forum pertemuan, banyak cara dan alat peraga bantu yang dapat digunakan. Bisa berupa makalah, risalah laporan, cuplikan video, kliping koran, tren grafik, dan  file presentasi dengan memanfaatkan software tertentu. Untuk pengguna sistem operasi Microsoft Windows, umumnya menggunakan program Microsoft Office Powerpoint.

Powerpoint adalah salah satu program yang ada dalam Microsoft Office. Powerpoint dapat dioptimalkan penggunaannya untuk membuat presentasi yang indah, powerfull dan mendukung transfer informasi sesuai dengan rencana dan tujuan komunikan. Slide-slide yang ada dalam Powerpoint dapat dilengkapi tidak saja dengan teks standar, namun juga dapat diperkaya dengan potongan video (video clip), tabel, grafik, gambar, maupun suara.

Lalu, bagaimana menambahkan suara (backsound) pada slide presentasi Powerpoint 2007? Berikut ini tutorial singkatnya.


read more

Saat ini, penggunaan komputer untuk mengerjakan pekerjaan kantor menjadi kebutuhan yang tidak bisa ditawar-tawar lagi.  Banyak pekerjaan kantor yang dipermudah oleh komputer dengan semua fitur dan software komputer yang tertanam di dalamnya. Selain di gedung perkantoran, ternyata komputer juga bermanfaat di hampir semua lini kehidupan. Dalam keluarga, di dunia bisnis, ruang kuliah, dan lain-lain. Dan kita selalu berharap agar komputer yang kita gunakan selalu berjalan lancar dan berproses sempurna. Namun acapkali harapan ini tidak selalu terwujud. Salah satunya adalah adanya ancaman virus komputer, worm, trojan, dan malware yang  senantiasa mengancam sistem di dalam komputer kita. Efek dari virus komputer bermacam-macam. Ada yang sekedar menyembunyikan data, untuk eksistensi diri, tetapi ada pula virus komputer yang bersifat menghapus data dan merusakan total sistem komputer. Untuk mengatasi virus, maka antivirus harus terinstal di komputer kita.


read more