Friday 23rd June 2017
HomePengelolaan ArsipLangkah-Langkah Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas

Langkah-Langkah Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas

Cara Memelihara dan Merawat Arsip Kertas

Oleh : Tian Nirwana

 

Arsip kertas (media lama atau konvensional) adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas yang berupa tulisan tangan atau ketikan. Jenis arsip kertas adalah arsip tekstual (paper records, based records, conventional records, human readable records, eye readable records dan hard copy) dan arsip kartografik dan kearsitekturan. Arsip (kertas) perlu dipelihara dan dirawat karena informasi yang terkandung di dalamnya dapat digunakan sebagai alat pengambil keputusan dan penyusunan rencana, bahan bukti dan bahan pembelajaran baik bagi masyarakat pada umumnya.

Dalam Terminologi Kearsipan Nasional, 2002, Pemeliharaan arsip adalah tindakan dan prosedur yang harus dilakukan dalam rangka penyelamatan dan perlindungan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya guna menjamin bahwa arsip disimpan di tempat yang tepat, fasilitas tepat dan dapat ditemukan dengan cepat. Dalam arti luas mencakup juga kegiatan pelestarian arsip atau preservasi arsip. Sadangkan Perawatan arsip mencakup kegiatan perbaikan dan reproduksi arsip. Perbaikan atau restorasi arsip adalah tindakan dan prosedur dalam merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik arsip/dokumen yang mengalami kerusakan. Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip sesuai dengan dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan di dalam Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 3, yaitu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Prinsip-prinsip dalam proses pemeliharaan dan perawatan arsip kertas adalah menjaga keaslian bentuk asli arsip, bahan dan proses yang tidak merusak arsip, dapat dibalik (bahan dan proses yang memungkinkan arsip kembali ke keadaan semula) dan pencatatan data arsip dan penyimpanannya. Dan, kegiatan pemeliharaan dan perawatan arsip kertas yaitu pemeliharaan dan perawatan arsip berkenaan dengan tempat penyimpanan dan peralatan yang digunakan (gedung/ruang penyimpanan arsip, penggunaan rak/peralatan penyimpanan arsip, penggunaan sistem pendingin udara dan penggunaan bahan-bahan kimia untuk mengusir serangga); pemeliharaan dan perawatan terhadap fisik arsip (cara menyimpan arsip, cara membersihkan arsip, penggandaan dan cara mengatasi arsip yang terbakar dan basah/terendam air); perawatan dan perbaikan/restorasi arsip yang mengalami kerusakan (deasidifikasi, menambal dan menyambung, enkapsulasi, paper spliting dan sizing, leafcasting dan penjilidan); dan reproduksi arsip dalam rangka pelestarian informasi.

Salah satu perawatan dan perbaikan arsip kertas yang mudah dan dapat dilakukan oleh siapapun dan di mana saja adalah dengan menggunakan teknik enkapsulasi, yaitu teknik melindungi arsip dari pengaruh luar dengan menjepit selembar arsip dengan plastik polyester di kedua sisinya dengan bantuan double tape. Adapun langkah-langkah dalam teknik enkapsulasi adalah :
1. Siapkan dua lembar plastik polyester ukuran +/- 2,5 cm atau karet magic cutter dan bersihkan dengan kain lap;
2. Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip;
3. Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudut (tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip);
4. Lepaskan lapisan kertas pada double tape;
5. Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dan untuk merekatkan double tape pada plastik polyester pada keempat sisi;
6. Potong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Dapat dilakukan dengan kacip atau cutter dan penggaris besi;
7. Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook cutter atau gunting kuku sehinggabentuknya agak bundar.

Teknik enkapsulasi telah menggantikan teknik laminasi yang membuat dokumen kaku dan sulit dikembalikan ke kondisi semula. Teknik enkapsulasi baik dan mudah diterapkan untuk merawat arsip kertas yang ada di sekitar kita, misalnya arsip pribadi. Bahan plastik polyester, apabila sulit ditemukan, dapat diganti dengan menggunakan bahan plastik mika film (yang biasa digunakan untuk menjilid). Langkah-langkah dalam teknik enkapsulasi dengan bahan plastik mika film sama dengan langkah-langkah teknik enkapsulasi di atas.

Teknik enkapsulasi arsip kertas

Teknik Enkapsulasi dengan Bahan Plastik Mika Film

 

Daftar Pustaka :
ANRI. Modul : Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Suryanah, Yanah. Preservasi Arsip Konvensional (Power Point). Disampaikan Dalam Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil, Badan Diklat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, 12 November 2015

Leave a Reply for “Langkah-Langkah Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas”




XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>