Menumbuhkembangkan Peran Masyarakat dalam Pembangunan Kearsipan

Menumbuhkembangkan Peran Masyarakat dalam Pembangunan Kearsipan

Oleh : Musliichah

Dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dinyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara. Kondisi ini menjadi salah satu pertimbangan lahirnya UU tersebut. Tujuan dari penyelenggaraan kearsipan yang ditetapkan dalam UU No. 43 Tahun 2009 diantaranya adalah :

a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; dan
c) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Membaca dari alasan diterbitkannya UU Kearsipan yang baru serta tujuan-tujuan yang hendak dicapai dapatlah ditarik suatu benang merah bahwa nasib kearsipan tidak hanya ditentukan oleh lembaga pemerintah seperti lembaga kearsipan, para pejabat dan pegawai pemerintah saja, tapi masyarakat luas pun turut serta berperan.

Masyarakat secara umum baik berkelompok dalam organisasi politik, organisasi kemasyarakatan maupun perseorangan sangat berperan baik sebagai subyek maupun obyek. Hal tersebut diatur secara rinci dalam UU No. 43 Tahun 2009 pada Bab VII Bagian Kedua Pasal 71 sampai dengan Pasal 77. Ruang lingkup peran masyarakat tersebut dalam pasal 71 jelaskan meliputi pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. Sangat luas sekali ruang lingkup tersebut. Hal ini tentu memerlukan pemahaman dan penghayatan yang mendalam, disamping itu juga komitmen yang kuat.

Diantara peran-peran tersebut yang menarik dan menyentuh langsung akar permasalahan kearsipan yang sering muncul adalah :

a. peran serta dalam pengelolaan arsip dengan menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual, menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan standar dan ketentuan yang berlaku;
b. peran serta dalam penyelamatan arsip dengan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan dan melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip tanpa memalui prosedur yang berlaku;

Apabila dua peran diatas benar-benar dapat dijalankan oleh setiap masyarakat tentu tidak akan ada lagi masalah peristiwa penting dan bersejarah berkaitan dengan kehidupan berkebangsaan yang tidak terekam, masalah perebutan atau sengketa aset karena tidak ada dokumen atau bukti yang sah, tidak ada lagi masalah pencurian hak intelektual atau plagiat yang tidak dapat diselesaikan dengan benar dan adil, tidak ada lagi masalah arsip hilang, dan lain sebagainya.

Satu lagi yang menarik dari UU ini adalah adanya reward and punishment. Penghargaan bagi masyarakat yang berperan aktif dalam pembangunan kearsipan diatur dalam pasal 73 ayat 2 dan 3, yaitu bahwa pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada masyarakat yag berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip dan pemerintah dapat memberikan imbalan kepada masyarakat yang berperan dalam penyerahan arsip yang masuk dalam kategori DPA. Klausul ini dapat menjadi rangsangan positif bagi masyarakat untuk berperan aktif di bidang kearsipan. Masalahnya sekarang adalah seberapa jauh komitmen pemerintah untuk mewujudkan janji tersebut, jangan sampai klausul itu hanya menjadi janji kosong. Disamping itu sejauh mana lembaga kearsipan yang ada mampu membuat umpan bagi masyarakat untuk berperan aktif. Sebut saja, sudah adakah lembaga kearsipan yang membuat dan mengumumkan DPA (Daftar Pencarian Arsip)? Jika belum ada lembaga kearsipan yang membuat dan mengumumkan DPA bagaimana masyarakat bisa tahu bahwa arsip yang dimiliki atau diketahui keberadaannya merupakan arsip yang sedang dicari oleh pemerintah.

Ibarat ada surga ada neraka, pemerintah pun juga menerapkan sanksi yang cukup berat (sanksi pidana) bagi siapapun termasuk masyarakat yang melanggar ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan dalam UU tersebut pada Bab IX Pasal 81 sampai dengan Pasal 88. Ketentuan pidana yang apabila benar-benar diterapkan akan dapat menjaring pelakunya adalah :

a. setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) (pasal 81);
b. setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama satu tahun atau denda paling banyak Rp 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah) (pasal 83);
c. setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun atau denda paling banyak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) (pasal 86);
d. setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain diluar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud dalam pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) (pasal 87); dan
e. pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai anggaran negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 58 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) (pasal 88).

Ketentuan pidana ini bisa menjadi penangkal dan pencegah tindakan penyelewengan dan kejahatan di bidang kearsipan. Ibarat rumah penuh barang berharga, ketentuan-ketentuan pidana tersebut diumpamakan sebagai anjing penjaga yang siap menyalak dan menggigit siapapun yang hendak mencuri dan merusak barang berharga yang tersimpan dalam rumah tersebut. Dengan adanya penjaga-penjaga tersebut tentu saja semua berharap bahwa barang berharga yang ada senantiasa aman dan terselamatkan. Rumah yang dijaga ketat tersebut belum tentu selalu aman dan terbebas dari gangguan. Satu dua oknum pasti akan selalu berusaha untuk mengambil barang berharga tersebut. Apa jadinya bila para penjaga tersebut tidak pernah beraksi dan menunjukkan taringnya? Tentu oknum-oknum itu akan dengan mudah keluar masuk mencuri atau merusak barang berharga tersebut.

tumpukan arsip dan manager recordsTindakan beberapa oknum akan mewabah dan menggiring oknum-oknum yang lain untuk mengikuti jejaknya. Mereka tentu beranggapan bahwa para penjaga yang ada hanyalah anjing ompong yang tidak bisa menggigit. Demikian halnya apabila ketentuan pidana yang telah diatur sedemikian rupa seolah olah hanya dijadikan pajangan untuk menakut-nakuti saja artinya tidak sungguh-sungguh diterapkan tentu masyarakat akan tetap dengan mudah melakukan kegiatan yang termasuk kategori kejahatan dokumen. Mereka akan enteng-enteng saja melakukan perbuatan tersebut toh tidak ada konsekuensi dan sanksi yang harus mereka tanggung.

Mengingat ruang lingkup kearsipan begitu luas dan peran arsip yang sangat penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara maka kita semua harus serius dan berkomitmen tinggi dalam mengembangkan dan membangun kearsipan di Indonesia. Siapa yang bertanggungjawab dalam hal ini? Tentu saja seluruh elemen negara dari pemerintah, swasta, dan masyarakat secara umum. Apabila tugas ini hanya dibebankan pada pemerintah saja niscaya cita-cita mewujudkan dunia kearsipan yang maju dan modern sulit dicapai, seperti pepatah bagai pungguk merindukan bulan. Masyarakat umum baik secara berkelompok dalam organisasi politik, sosial kemasyarakatan maupun secara individu atau perorangan memiliki andil yang sangat besar dalam pengembangan dan pembangunan kearsipan. Oleh karena itu pemerintah harus mendorong dan menumbuhkembangkan peran dari masyarakat tersebut.

Kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa banyak arsip-arsip penting yang masuk dalam kategori arsip statis bahkan arsip vital yang berkaitan dalam kehidupan berkebangsaan dan bernegara secara umum maupun lebih sempit lagi ruang lingkupnya arsip statis dan arsip vital suatu instansi pemerintah banyak yang hilang. Bahkan tidak jarang beberapa kali menemukan arsip-arsip statis bahkan arsip vital menjadi bungkus makanan atau menjadi bahan dagangan di penjual kertas bekas. Ini fenomena yang sudah tidak bisa dipungkiri lagi sangat sering terjadi. Banyak instansi yang menjual arsipnya karena sudah memenuhi ruangan atau gudang penyimpan tanpa didahului dengan pendataan dan penilaian arsip-arsip tersebut. Padahal dalam UU No. 43 Tahun 2009 jelas itu merupakan tindak pidana dengan sanksi yang cukup berat. Transaksi arsip itu jelas melibatkan masyarakat, minimal pembelinya, kuli/tukang angkut, dan pegawai/pekerja di bagian pengepul kertasnya.

Banyak kalangan masyarakat yang memiliki dan menyimpan arsip-arsip statis. Biasanya mereka adalah pelaku sejarah. Pengalaman di tempat kerja penulis, ada beberapa arsip yang kehilangan jejak artinya ada informasi mengenai adanya suatu arsip dan arsip itu banyak dicari dan dibutuhkan seperti sk pendirian fakultas dan arsip-arsip lain terkait perkembangan fakultas dan universitas tetapi secara fisik arsip tersebut tidak ada dan tidak tersimpan. Dalam buku sejarah atau profil fakultas dan universitas dijelaskan suatu peristiwa atau keadaan dengan menyebutkan arsip yang menjadi dasar peristiwa atau keadaan itu. Jadi kami mengetahui informasi ada arsip tentang suatu masalah tertentu tetapi kami tidak memiliki fisik arsip tersebut. Langkah yang ditempuh antara lain memburu arsip tersebut ke lembaga kearsipan baik tingkat propinsi maupun di ANRI, dan browsing di internet. Namun hasilnya belum memuaskan, masih banyak arsip yang belum ditemukan. Langkah selanjutnya yang ditempuh adalah memburu arsip-arsip tersebut pada tokoh-tokoh atau pelaku sejarah yang namanya tercantum dalam arsip atau buku sejarah tersebut. Hasilnya sangat memuaskan, banyak arsip yang ditemukan. Lebih dari itu kami bahkan mendapatkan arsip-arsip lain diluar pengetahuan kami yang dimiliki oleh para tokoh atau pelaku sejarah tersebut. Ini menunjukkan bahwa secara umum banyak arsip-arsip statis dan vital yang disimpan secara pribadi oleh masyarakat.

Peristiwa-peristiwa tersebut di atas merupakan contoh betapa peran masyarakat umum khususnya secara perorangan sangat berperan dan berpengaruh dalam kearsipan di Indonesia. Saat ini kita berpacu dengan waktu sehingga harus secepat mungkin bertindak. Jangan sampai semakin banyak terjadi pemusnahan arsip secara ilegal dan jual beli arsip dan para tokoh atau pelaku sejarah itu meninggal sebelum kita melacak arsip-arsip statis atau mereka menyerahkan arsip statis yang mereka miliki. Peristiwa-peristiwa yang mengakibatkan hilangnya memori kolektif bangsa itu bisa disebab dua kemungkinan. Kemungkinan pertama karena para pelaku tidak mengetahui bahwa arsip yang mereka musnahkan, mereka jual, atau mereka simpan secara pribadi itu penting dan harus diserahkan kepada negara melalui lembaga kearsipan dan tindakan-tindakan tersebut merupakan tindak pidana. Kemungkinan kedua mereka mengetahui hal tersebut tetapi malas karena tidak mau repot dan berharap keuntungan lebih serta menganggap bahwa pemerintah tidak serius dalam menerapkan peraturan yang ada. Nyatanya banyak orang yang memusnahkan arsip, memperjualbelikan arsip dan menyimpan serta memiliki arsip yang seharusnya diserahkan kepada negara mereka tetap aman-aman saja, tidak tersentuh oleh hukum. Mereka juga berfikir apa untungnya bila arsip-arsip tersebut diberikan kepada negara. Mereka berfikir demikian karena negara dalam hal ini pemerintah sepertinya kurang serius dalam memberikan penghargaan dan imbalan kepada mereka yang turut serta dalam membangun kearsipan ini. Artinya yang baik dan yang jahat mendapat perlakuan yang sama. Jadi buat apa berbuat baik, lebih baik berbuat jahat dengan memperjualbelikan arsip kan dapat untung. Inilah pemahaman yang terjadi di masyarakat.

Undang-undang telah dibuat sekarang saatnya untuk melaksanakannya. Untuk dapat melaksanakan atau mengimplementasikan UU tersebut diperlukan sosialisasi. Sosialisasi ini harus segera dan secara gencar dilakukan oleh pemerintah dalam hal ini diwakili oleh ANRI dan lembaga kearsipan tingkat provinsi dan kabupaten. Minimal dalam jangka waktu satu tahun sejak diundangkannya UU No. 43 Tahun 2009 sosialisasi mengenai keberadaan UU tersebut dan peran serta dan kedudukan masyarakat dalam UU tersebut harus sudah berjalan. Selama ini pemerintah terkesan hanya fokus pada instansi pemerintah dan para pejabat atau pegawai pemerintah saja sedangkan masyarakat umum hampir tidak tersentuh. Paradigma ini harus diubah, artinya perlu ditanamkan pemahaman bahwa yang bertanggungjawab dalam menyelamatkan memori kolektif bangsa ini adalah seluruh elemen bangsa termasuk masyarakat. Untuk itu masyarakat pun harus dibekali dengan ilmu, pengetahuan, dan keterampilan yang memadai mengenai kearsipan.

Langkah konkret yang dapat segera ditempuh pemerintah antara lain melakukan sosialisasi dan propaganda baik melalui media massa maupun door to door di kalangan masyarakat. Seperti layaknya melakukan penyuluhan kesehatan, penyuluhan arsip pun sudah saatnya terjun langsung ke bawah disampaikan dalam pertemuan formal atau informal di masyarakat seperti bersamaan dengan arisan, pengajian, rapat, atau kesempatan-kesempatan lainnya. Konsekuensinya pemerintah harus memiliki kader-kader militan yang siap terjun ke bawah. Ini dapat dicontoh dari suksesnya pemerintah di era 80-an dalam menggalakkan KB. Dimana pemerintah mengangkat kader-kader yang dibekali pengetahuan dan keterampilan untuk melakukan penyuluhan sekaligus pendampingan. Bila langkah ini akan dijalankan juga dalam bidang kearsipan, kiranya perlu dicoba untuk membuka posko pendaftaran sukarelawan. Pemerintah membuka peluang sekaligus memfasilitasi masyarakat yang tertarik dan terpanggil untuk berperan serta dalam membangun kearsipan di Indonesia.

Setidaknya dengan cara tersebut di atas kita dapat membumikan undang-undang kearsipan yang selama ini kita tunggu-tunggu. Jangan sampai undang-undang itu hanya kita gantung setinggi langit, namun kita simpan rapi dilemari dan hanya kita buka apabila kita memerlukan saja. Undang-undang tersebut akan lebih bermanfaat apabila kita simpan dalam otak dan hati artinya kita pelajari dan kita hayati, selanjutnya secara bersama-sama kita bumikan dengan menjalankan dan mengamalkannya.

 

DAFTAR PUSTAKA

UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Agus Dwiyanto, dkk. 2002. Reformasi Birokrasi Publik di Indonesia, Yogyakarta : Galang Printika
Hadi Abubakar.1997. Cara-Cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan efisien, Jakarta : Djambatan

Gambar diambil dari: http://swcenter.fortlewis.edu/records.shtml

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *