Arsip Universitas, Birokrasi dan Peningkatan Mutu Layanan Arsip

Penulis:
Musliichah, A.Md., S.IP. (Ika)

Arsip Universitas atau Arsip Perguruan Tinggi sebagai lembaga kearsipan di perguruan tinggi mempunyai tugas dan fungsi selain mengelola arsip juga memberikan layanan arsip kepada publik. Arsip statis yang dikelola Arsip Universitas, berhak dan boleh diakses oleh publik. Pada prinsipnya arsip statis mempunyai sifat terbuka artinya boleh diakses oleh publik. Sebelum ada lembaga kearsipan di perguruan tinggi, kewajiban dan kewenangan untuk memberikan layanan arsip dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Sejak adanya arsip perguruan tinggi maka tugas dan kewenangan tersebut telah dilimpahkan kepada lembaga kearsipan yang ada di instansi masing-masing. Arsip universitas selain mempunyai misi menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan memori kolektif universitas, melaksanakan pengelolaan arsip statis (archives management), pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan records center, serta pengembangan teknologi informasi kearsipan, juga melaksanakan dan mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan. Layanan internal ini meliputi administrative service dan educational and research services, sedangkan layanan eksternal meliputi publicity and public relation programmes. Keberhasilan manajemen arsip statis selain dapat dilihat dari kegiatan pengumpulan, pengolahan, dan perawatan arsip, juga dapat dilihat melalui keberhasilan layanan bagi pengguna. Keberhasilan layanan ini bahkan merupakan uji kredibilitas bagi lembaga kearsipan. Oleh karena itu, kegiatan layanan menjadi instrumen strategis dan harus dikelola dengan sebaik-baiknya untuk memberikan kepuasan bagi pengguna. Dalam paradigma Total Quality Management, kepuasan pengguna merupakan salah satu elemen yang sangat diutamakan.

Arsip Universitas dan Layanan Arsip

Arsip universitas merupakan salah satu organisasi publik yang berkewajiban memberikan layanan publik berupa layanan arsip. Kinerja para pelaku birokrasi dalam hal ini para pegawai baik pimpinan maupun karyawan harus mampu memberikan pelayanan kepada publik dengan sebaik-baiknya. Artinya arsip universitas harus mampu memberikan layanan arsip kepada publik secara prima. Keberhasilan atau tingkat kinerja birokrasi publik menurut Dwiyanto (2002) dapat diukur dengan variabel sebagai berikut :

1. Produktivitas. Produktivitas diukur dengan tingkat efisiensi dan efektivitas pelayanan.
2. Kualitas layanan. Kualitas layanan dapat diukur dengan tingkat kepuasan pengguna atau publik.
3. Responsivitas. Merupakan kemampuan organisasi untuk mengenali kebutuhan pengguna/masyarakat. Organisasi dan para birokrat dituntut tanggap terhadap tuntutan masyarakat.
4. Responsibilitas. Seluruh kegiatan para birokrat dalam birokrasi harus dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar dan sesuai dengan kebijakan organisasi.
5. Akuntabilitas. Diukur dari seberapa besar kegiatan dan kebijakan birokrasi itu konsisten dengan kehendak masyarakat. Suatu kegiatan organisasi publik memiliki akuntabilitas yang tinggi kalau kegiatan itu dianggap benar dan sesuai dengan nilai dan norma yang berkembang dalam masyarakat. Artinya setiap kegiatan dapat dipertanggungjawabkan.

Salah satu tugas terpenting dari Arsip Universitas adalah memberikan layanan maksimal bagi pengguna. Apapun bentuk layanan yang diberikan, setiap tahun selalu dilakukan evaluasi untuk pengembangan ke depan. Terdapat banyak model layanan yang dapat dikembangkan dan diaplikasikan pada Arsip Universitas. Salah satu model layanan mensyaratkan standar minimal layanan yakni tersedianya layanan referensi (reference services) dan program humas (public relations programmes). Dalam Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dijelaskan bahwa (1) Setiap orang berhak memperoleh informasi publik sesuai dengan ketentuan undang-undang ini. (2) Setiap orang berhak melihat dan mengetahui informasi publik; menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh informasi publik; mendapatkan salinan informasi publik melalui permohonan sesuai dengan undang-undang ini; dan/ atau menyebarluaskan informasi publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (3) Setiap pemohon informasi publik berhak mengajukan permintaan informasi publik disertai alasan permintaan tersebut. (4) Setiap pemohon informasi publik berhak mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh informasi publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan undang-undang ini.

Penulis                 : Musliichah, A.Md., S.IP. (Ika)
Judul E-book     : Birokrasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dan Peningkatan Mutu Layanan Arsip
E-mail                   : ichalica@yahoo.co.id
Unduh e-book   : klik gambar atau judul e-book di atas.

Untuk pembahasan lebih lanjut, dapat dibaca dalam e-book Birokrasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dan Peningkatan Mutu Layanan Arsip di Arsip Universitas.