Penataan dan Pengelolaan Arsip Foto

      No Comments on Penataan dan Pengelolaan Arsip Foto

Penataan dan Pengelolaan Arsip Foto

Oleh : Tian Nirwana

Arsip foto Arsip foto adalah arsip hasil pemotretan baik berupa negatif film (klise), gambar positif (hasil cetak/afdruk) maupun file foto digital yang layak disimpan setelah melalui tahapan seleksi dengan kriteria tertentu. Dilihat dari bentuk dan corak arsip : arsip tekstual, arsip audio-visual, arsip kartografik dan kearsitekturan, arsip bentuk mikro dan arsip elektronik, arsip foto dikategorikan ke dalam arsip audio-visual : Gambar Statik (Still Visual Images). Arsip foto juga disebut arsip media baru yang proses pengelolaan arsipnya tidak jauh berbeda dengan proses pengelolaan naskah dinas, yaitu penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip. Pada proses penggunaan dan pemeliharaan arsip, penataan arsip foto dapat dibedakan antara penataan untuk arsip foto yang masih aktif dan arsip foto inaktif atau statis.
Seperti dikutip dari artikel “Pengelolaan Arsip Foto” oleh Rusidi, Arsiparis BPAD Provinsi DIY tahun 2009, penataan pada arsip foto aktif adalah :
1. Foto disusun sesuai urutan nomor frame pada rangkaian ekspose yang termuat dalam negatif foto;
2. Foto dikelompokkan berdasarkan peristiwa atau subyek foto, dan sebaiknya dalam satu album memuat satu subyek foto atau peristiwa;
3. Foto yang telah ditata dalam album agar dicantumkan nomor foto yang dibuat berdasarkan urutan penataan foto dan nomor ekspose dalam album;
4. Pada setiap album hendaknya diberi indeks yang diletakkan pada bagian halaman awal pada album;
5. Foto yang sudah diberi indeks, dibuatkan daftar caption;
6. Daftar caption berfungsi sebagai sarana penemuan kembali dan penyusutan;
7. Setiap album diberi label dengan dicantumkan nomor, dan ditata dalam rak berdasarkan nomor urut album;
8. Album foto yang digunakan untuk menyimpan foto aktif, hendaknya dengan menggunakan album foto yang terbuat dengan bahan pemisah dari kertas minyak atau kertas bebas asam;
9. Master negatif foto bentuk klise disusun dengan urutan nomor frame pada rangkaian ekspose;
10. Master negatidf foto bentuk klise disimpan pada tempat khusus yang sudah disediakan oleh studio cuci cetak, dengan dibubuhi indeks pada posisi di atas frame dengan menggunakan transparant marker;
11. Dalam setiap satu roll negatif foto diberi nomor roll dan tahun pemotretan baik pada tempat khusus negatif filmnya maupun pada sampulnya;
12. Roll negatif foto ditata berdasarkan nomor urut.

Dan, penataan untuk arsip foto kamera digital aktif, yaitu :
1. Foto yang menggunakan kamera digital, master negatif foto agar ditransfer ke dalam media VCD yang didalamnya langsung ditulis caption pada bagian bawah foto dan subjek dalam satu file;
2. Setiap satu VCD maksimal memuat sebanyak 700 foto;
3. Untuk penyelamatan informasi, foto yang ada pada media VCD di back up pada komputer;
4. Pada bagian sampul VCD ditulis judul atau subyek sesuai jumlah file yang ada di dalamnya serta dicantumkan nomor VCD;
5. VCD ditata di dalam rak atau kotak VCD berdasarkan nomor urut VCD.

Sedangkan untuk penataan arsip foto inaktif dan statis dapat dilakukan dengan cara : (Kegiatan penataan arsip foto ada baiknya diawali dengan mengolah data informasi arsip dengan cara membuat Laporan Identifikasi Fisik Arsip Statis)
1. Tahap penomoran
Penomoran arsip foto dicantumkan pada lembar belakang foto dan sudut kanan atas pada amplop foto. Untuk lembar belakang foto sebaiknya juga dibubuhi cap dinas/instansi pencipta arsip foto. Penulisan nomor pada arsip foto dilakukan sesuai dengan penulisan nomor di organisasi/instansi pencipta arsip. Jika tidak memiliki kode klasifikasi khusus arsip foto, penomoran dapat dilakukan berdasarkan penomoran naskah dinas/surat dengan kode klasifikasi naskah dinas/surat, misalnya AF.143/2/III/2017, dapat diartikan :
AF : Arsip Foto
143 : Kode klasifikasi untuk Kekayaan Desa (Foto tentang acara Maras Taun-Panen Hasil Desa)
2 : Nomor urut foto
III : Unit pencipta foto (Bagian Humas dan Protokol)
2017 : Tahun foto dibuat
Penomoran untuk master negatif foto (Bentuk klise/ atau CD) sebaiknya sama seperti penomoran arsip foto.

Gambar 1. Penomoran Arsip Foto

2. Tahap penyimpanan dalam amplop
Dalam tahap ini, foto disimpan di dalam amplop yang telah diberi nomor di sudut kanan atas amplop (nomor pada amplop sama dengan nomor pada lembar belakang foto). Setiap satu amplop foto digunakan untuk menyimpan satu foto atau satu negatif foto/CD. Untuk arsip master negatif kamera digital/CD disimpan di dalam amplop dengan bahan kertas bebas asam.


Gambar 2. Format Amplop Foto


Gambar 3. Halaman Depan Amplop

3. Tahap penataan amplop dalam box foto
Setelah foto dimasukkan ke dalam amplop, amplop foto kemudian ditata sesuai dengan kode klasifikasi foto di dalam box foto (penyusunan arsip foto sama dengan penyusunan naskah dinas/surat pada proses pemberkasan di dalam filing cabinet). Pada box foto dicantumkan nama organisasi/instansi, nama kegiatan/peristiwa/subyek arsip foto dan nomor inventaris atau nomor urut penataan. Terakhir, box foto ditata di lemari arsip.


Gambar 4. Box Arsip Foto


Gambar 5. Guide dan Folder Box Arsip Foto


Gambar 6. Label pada Box Arsip Foto

4. Tahap Penyusunan Daftar Arsip Foto
Tahap penyusunan daftar arsip foto merupakan tahap terakhir dari penataan arsip foto. Daftar arsip foto dapat digunakan dalam kegiatan penyusutan dan sarana penemuan kembali arsip. Kolom-kolom pada Daftar Arsip Foto dapat dibuat seperti pada Daftar Arsip Aktif, antara lain nomor urut, kode klasifikasi, nomor urut penataan (nomor pada negative foto), nomor arsip foto, nama kegiatan, tanggal, jumlah, dan keterangan.


Gambar 7. Hasil Deskripsi Daftar Arsip Foto Beridentitas
Penataan arsip foto sebagai salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang efisien, efektif dan sistematis sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip statis dan membantu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya sesuai tujuan kearsipan berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sumber :
Krihanti, Dra., M.Si. Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis (Power Point). Disampaikan Dalam Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil, Badan Diklat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, 28-29 Oktober 2015
Manurung, Risma. Pengelolaan Arsip Media Baru (Power Point). Disampaikan Dalam Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil, Badan Diklat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, 11 November 2015
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis.
Rusidi. Pengelolaan Arsip Foto. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. 2009. (http://bpad.jogjaprov.go.id/public/article/110/29babfc30c245934016d08bf3b393f5f.pdf)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *