Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya (Bagian Kedua)

Pada bagian pertama telah dijelaskan bahwa pengertian arsip menurut asal katanya dapat berarti wadah/tempat penyimpanan bahan-bahan arsip secara teratur, kumpulan teratur bahan-bahan arsip, maupun bahan-bahan arsip itu sendiri. Pada tulisan kali ini dibahas mengenai istilah lain bagi arsip, yaitu file dan records.

Menurut Atmosudirdjo, pengertian file dan records adalah sebagai berikut ini:

File, berarti:
Wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet dan lain-lain yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip;
Kumpulan teratur (systematic) bahan-bahan arsip, surat-surat, kartu-kartu, mikrofilm dan lainnya yang dipakai untuk bahan petunjuk atau pembuktian;
Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban sistematik dan berurut atas barang, orang, personel, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen, dan sebagainya;
Setiap sarana atau alat yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur.

Records berarti:
Setiap catatan, apa saja yang dicatat untuk disimpan;
Setiap bahan yang tertulis dan dipergunakan sebagai bukti (alat pembuktian), pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian;
Register, daftar, monumen, dan lainnya dimana sesuatu bukti tertulis itu ditaruh, dicatat, direkam;
Fakta-fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu, misalnya: jasa-jasa, kelakuan, prestasi kerja, karier, dan sebagainya;
Plat atau piringan hitam, pita rekaman;
Suatu berita-acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat resmi.

Berdasarkan keterangan di atas, file diartikan sebagai wadah, tempat, alat atau sarana yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur. Dapat pula berarti kumpulan bahan-bahan keterangan dalam bentuk maupun dalam ujud apa pun yang dipergunakan sebagai bahan pembuktian terhadap suatu peristiwa atau kejadian.

Sedangkan records adalah setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam ujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian. Istilah record dekat dengan pengertian arsip sebagai warkat.

Rencana posting berikutnya:

Pengertian arsip
Menurut Undang-Undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
Menurut Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian
Menurut Lembaga Administrasi Negara

2 comments on “Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya (Bagian Kedua)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *