Pengertian Arsip Menurut Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian

Pada 28 Februari – 2 Maret 1957 diadakan Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian di Jakarta. Dalam seminar ini dirumuskan pengertian arsip sebagaimana berikut ini:

  • Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi tindak tanduk dokumenter (dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.
  • Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun ke luar dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Dari pengertian di atas dapat dipahami bagaimana kumpulan surat disimpan dan dikelola lebih lanjut karena bernilai bagi pertanggungjawaban dan perencanaan kegiatan organisasi (poin a.). Sedangkan pada poin b terlihat bahwa arsip sebagai unit kerja pengelola surat-surat dalam organisasi. Untuk menghindari kerancuan pengertian ini, untuk arsip sebagai badan, lembaga atau instansi yang bertugas menyimpan dan memelihara arsip umumnya digunakan istilah Badan Kearsipan. Sedangkan dalam skala unit kerja/satuan organisasi, biasanya digunakan istilah Urusan Kearsipan, Seksi Kearsipan, Bagian Kearsipan dan sebagainya tergantung dari besar kecilnya unit kearsipan tersebut.

Rencana posting berikutnya
Pengertian arsip:
Menurut Lembaga Administrasi Negara

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *