Pengertian Umum Arsip

Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work) selain surat, formulir dan laporan.

Surat merupakan suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain.

Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk seragam, berguna untuk mencatat/merekam, mengumpulkan dan mengirimkan informasi.

Laporan adalah setiap tulisan berisi informasi hasil pengolahan data suatu penelitian, penyelidikan atau research terhadap suatu masalah.

Kegiatan atau pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen ini disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya proses organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Melihat arti pentingnya arsip dan kearsipan, Pemerintah Indonesia memberikan perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Ini terbukti dengan diberlakukannya beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai Kearsipan Nasional. Secara berurutan, peraturan yang dikeluarkan pemerintah terkait kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Undang-undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Dimuat dalam Lembaran Negara Tahun 1961 No. 310, Tambahan Lembaran Negara No. 2368. UU ini dicabut dan diganti UU berikutnya.
2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Nasional. UU ini dimuat dalam Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964.

Penjelasan umum Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 dikatakan bahwa: “Untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar serta lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintahan Negara pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang”.