Penggolongan Arsip

      4 Comments on Penggolongan Arsip

Dalam tulisan sebelumnya, telah diuraikan mengenai pengertian arsip dari berbagai tinjauan. Pada beberapa tulisan berikut akan dibahas mengenai golongan/penggolongan arsip berdasarkan segi tinjauan yang digunakan.

Dilihat dari segi peninjauannya, maka arsip digolongkan menjadi beberapa macam penggolongan arsip, yaitu:

  1. Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya;
  2. Penggolongan arsip menurut bentuk atau wujudnya;
  3. Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya;
  4. Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya;
  5. Penggolongan arsip menurut frekuensi penggunaannya;
  6. Penggolongan arsip menurut fungsinya;
  7. Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya;
  8. Penggolongan arsip menurut keasliannya.

Penggolongan arsip menurut subjek (isi arsip)
Berdasarkan subjek atau isinya, arsip dibedakan menjadi beberapa macam, antara lain:
Arsip keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan. Misalnya:

  • Laporan keuangan;
  • Surat Perintah Membayar (SPM) Tunai;
  • Surat Perintah Membayar (SPM) Giral;
  • Surat Permintaan Pembayaran (SPP);
  • Surat Penagihan (SPn);
  • Daftar Gaji;
  • Surat Pertanggungjawaban (SPj).

Arsip kepegawaian, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya:

  • Daftar riwayat hidup pegawai;
  • Surat lamaran;
  • Surat-surat pengangkatan pegawai;
  • Absensi pegawai;
  • Kartu tik pegawai;
  • Kartu Pegawai (Karpeg).

Arsip pemasaran. Yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah-masalah pemasaran, misalnya:

  • Surat penawaran;
  • Surat pesanan;
  • Surat permintaan kebutuhan barang;
  • Surat perjanjian/kontrak penjualan/pembelian;
  • Daftar nama-nama nasabah, relasi, agen, distributor;
  • Daftar harga barang;
  • Daftar daerah pemasaran.

Arsip pendidikan, segala arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan, seperti:

  • Garis-garis Besar Program Pengajaran (GBPP);
  • Satuan Pelajaran (SP);
  • Program Pengajaran;
  • Rekapitulasi Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar;
  • Daftar absensi siswa dan guru.

4 comments on “Penggolongan Arsip

  1. Dasril Iteza

    Arsip emang sangat penting dan perlu diselamatkan dan dilestarikan, karena hanya dengan arsiplah pertanyaan dr anak cucu bisa dijawab….

    kodzan.blogspot.com

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *