Pada pengertian arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 (tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan) disebutkan bahwa arsip merupakan “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah (juga Badan-badan Swasta dan/atau perorangan) dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah atau pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Berdasarkan bentuk atau wujudnya ini, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu:
a. Surat. Yaitu setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Contohnya:

• Naskah perjanjian atau kontrak;
• Akte pendirian perusahaan/organisasi;
• Notulen rapat;
• Laporan-laporan;
• Kuitansi;
• Naskah berita acara;
• Bon penjualan;
• Kartu pegawai;
• Table-tabel, gambar atau bagan;
• Grafik.

b. Pita rekaman;
c. Piringan hitam
d. Microfilm.

Kaitannya dengan perkembangan teknologi dan transfer informasi dalam wujud data digital, perlu dicermati mengenai kedudukan arsip elektronik dalam bidang kearsipan. Untuk pembahasan mengenai hal ini, rencananya akan dibahas dalam artikel tersendiri.