Penggolongan arsip menurut nilai kegunaannya ini selaras dengan pengertian arsip itu sendiri. Baik pengertian arsip menurut Kamus/Ensiklopedi, Lembaga Administrasi Negara, maupun Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian. Bahwa arsip adalah segala bentuk rekaman informasi yang disimpan secara sistematis dan bertujuan, sehingga bila suatu saat diperlukan maka temu kembali (temu balik) arsip dapat dilakukan dengan tepat dan cepat.

Berkaitan dengan nilai guna ini, maka dimungkinkan suatu arsip memiliki beberapa nilai atau kegunaannya.

Milton Reitzfeld berpendapat bahwa arsip mempunyai 7 nilai sebagai berikut:

1. Nilai guna administrasi
2. Nilai guna hukum
3. Nilai guna keuangan
4. Nilai guna untuk dasar kebijakan
5. Nilai guna untuk pelaksanaan kegiatan
6. Nilai guna sejarah
7. Nilai guna penelitian

Sementara The Liang Gie (1979: 215) mengemukakan 6 nilai dari arsip:

1. Nilai administrasi (administrative value)
2. Nilai hukum (legal value)
3. Nilai keuangan (fiscal value)
4. Nilai penelitian (research value)
5. Nilai pendidikan (educational value)
6. Nilai dokumentasi (documentary value).

Untuk memudahkan ingatan, keenam nilai arsip di atas disingkat dengan singkatan ALFRED.

Selain nilai-nilai sebagaimana disebutkan di atas, masih ada nilai guna arsip yang lainnya, yaitu nilai informasi.

Penjelasan lanjut mengenai penggolongan arsip menurut nilai kegunaannya ini, akan dibahas dalam posting selanjutnya.