Sistem Kearsipan di Indonesia
Oleh : Tian Nirwana

Sistem kearsipan di dunia yang berkembang dari waktu ke waktu, tidak lepas dari sejarah kearsipan, termasuk di Indonesia. Sejarah kearsipan di Indonesia dimulai sejak ditemukannya prasasti-prasasti dalam bentuk batu yang ditulis dengan bahasa Sansekerta dan huruf Pallawa sebagai penanda dimulainya masa sejarah (sebelum masa sejarah dikenal sebagai pra sejarah-masa sebelum ditemukannya tulisan). Selain prasasti, juga terdapat kitab, kakawin, hikayat dan lainnya yang disebut sebagai naskah-naskah, misalnya naskah dari Kerajaan Singosari berupa Kitab Pararaton atau naskah dari Kerajaan Majapahit berupa Kitab Negarakertagama.

peta indonesia zaman VOC

Peta Indonesia Zaman VOC

Memasuki masa penjajahan Belanda sejak kedatangannya (Belanda) tahun 1596 kemudian mendirikan kantor dagang dengan nama Vereenigde OostIndie Compagnie (VOC) tahun 1602 dan menetapkan pemerintahan tertingginya yang berada di bawah Hooge Regeering (terdiri dari Raad van Indie dan Gubernur Jenderal) tahun 1609, Belanda menerapkan sistem penataan arsip Resolutiestelsel, yaitu sistem klasifikasi arsip berdasarkan jenis arsip : Resolusi; Missieven (surat-surat dinas); Bijlagen (lampiran-lampiran); Ingekomen Stuken (surat-surat masuk); Copyuitgaande (salinan surat-surat keluar); Ordres (perintah-perintah); Dagregister (catatan buku harian); Repporten (laporan-laporan); Memorie van Overgave; Adviezer.

Pada masa penjajahan Belanda juga dikenal Sistem Agenda atau Sistem Register, yaitu proses pengurusan surat masuk dan keluar dengan menggunakan sarana buku (buku agenda/buku register). Surat masuk dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Selanjutnya surat dicatat pada Buku Ekspedisi Surat Masuk dan didistribusikan ke tujuan (misalnya Bagian Keuangan) dan si penerima surat harus memberi paraf pada Buku Ekspedisi tersebut. Hal tersebut juga berlaku untuk surat keluar. Untuk penataan berkasnya, surat masuk dan keluar disimpan pada filing cabinet yang berbeda. Sistem Agenda ini mulai disosialisasikan di Indonesia oleh Pemerintah Hindia Belanda pada tahun 1602 dan digunakan hingga tahun 1916. Meskipun proses pengurusan dan penataan berkas/arsip pada Sistem Agenda sudah tidak ditemukan lagi, namun masih banyak organisasi/Instansi yang menggunakan Buku Agenda walaupun hanya untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.

Sempat dikuasai Perancis pada tahun 1800-1811 (VOC dibubarkan pada tahun 1799) dan Inggris pada tahun 1811-1816, Belanda akhirnya kembali menguasai seluruh wilayah Indonesia (Hindia Belanda) berdasarkan Tractaat London tahun 1814. Lembaga kearsipan, Landsarchief kemudian dibentuk pada 28 Januari 1892. Sistem Verbal kemudian mulai diberlakukan pada tahun 1861 hingga tahun 1924. Sistem Verbal adalah suatu sistem seri yang terdiri dari seri net-net (minuten) surat-surat keluar yang didalamnya terdapat surat-surat yang berkaitan (verbal-verbal) yang digabungkan/dihimpun/disatukan. Verbal-verbal yang berkaitan dan digabungkan tersebut disebut Voorstukken/Retroacta dan diberi label yang berisi nomor verbal dan tahunnya, seperti V1-100, 1914 (V=Verbal; 1-100=Nomor Verbal; 1914=Tahun). Verbal-verbal yang terdahulu yang berkaitan kemudian digabungkan kembali, disebut bundel besar (Groote Bundel/Dossier) dan pada pembungkusnya diberi label yang berisi nomor verbal terakhir, seperti Irigatie Batavia, V 2596/76 (Bundel Irigatie Batavia nomor V 2596/76 berisi net-net atau verbal-verbal sebelumnya mengenai Irigatie Batavia dengan nomor 1023/74, 1024/74, 900/75).

Sistem kearsipan yang keempat adalah Sistem Kaulbach yang diterapkan pada tahun 1916 hingga tahun 1942. Sistem Kaulbach adalah sistem pengendalian surat/arsip yang dilakukan dengan menggunakan kartu dan pengaturannya dikelompokkan menurut hoofdenlist (klasifikasi). Pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan pada kartu kaulbach berdasarkan pembagian masalahnya (A, B, C s/d Z). Misalnya surat keluar mengenai pemeriksaan pegawai bernama Saliman pada tahun 1960. Surat tersebut dicatat pada kartu, yaitu B2/1/1/1960 (B=Personil (pokok masalah); 2=Pemeriksaan Pegawai (sub masalah); 1=Kartu ke-1; 1=Surat ke-1; 1960=Tahun). Nama Saliman dicatat dalam namenklapper (indeks nama). Sedangkan penataan berkas/arsip pada sistem ini yaitu dengan menggabungkan berkas/arsip yang memiliki klasifikasi (masalah) yang sama selama satu tahun, dan diberi label E1, 1-5, 1928 (E=Pokok masalah; E1=Sub masalah; 1-5=Nomor Kartu, 1928=Tahun). Sistem Kaulbach mengakhiri sistem kearsipan pada masa pemerintah kolonial Belanda sebab pada tahun 1942-1945, Indonesia dikuasai Jepang dan Landsarchief kemudian disebut Kebunsyokan.

Pasca Kemerdekaan Indonesia, lembaga kearsipan pada masa pemerintah kolonial Belanda diambil alih oleh Pemerintah Republik Inodnesia dan diberi nama Arsip Negeri. Sempat diambil alih Pemerintah Nederlands Indies Civil Administration (NICA) pada tahun 1947, Arsip Negeri kemudian diserahkan kembali ke Pemerintah Indonesia pasca Konferensi Meja Bundar (KMB) pada 27 Desember 1949. Arsip Negeri berubah nama menjadi Arsip Nasional pada tahun 1959 dan adanya Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional sebagai perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional. Arsip Nasional sebagai inti dan organisasi/lembaga kearsipan nasional kemudian ditegaskan dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan sebagai pengganti Peraturan Presiden nomor 19 tahun 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Dan untuk mendukung terlaksananya Undang-undang nomor 7 tahun 1971, dikeluarkanlah Keputusan Presiden nomor 26 tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia yang juga menandakan perubahan nama dari Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Sistem kearsipan selanjutnya adalah Sistem Takah (Tata Naskah) (tidak diketahui pasti kapan mulai diberlakukan). Sistem Takah yaitu kegiatan administrasi umum dalam menciptakan, mengolah, memelihara, mengendalikan dan menyajikan surat secara kronologis di dalam suatu berkas yang sama. Dalam sistem ini, pengurusan surat masuk dan keluar dibedakan antara proses takah (berkelanjutan) dan proses non takah. Penataan arsipnya menggunakan map takah dua sisi, yaitu sisi kiri sebagai lembar catatan dan sisi kanan sebagai tempat naskah. Sistem penyimpanan takah dapat berdasarkan sistem subjek (sistem pokok-soal), sistem-abjad (nama), sistem nomor, atau sistem geografis. Pencatatan surat masuk dan surat keluar tetap mempergunakan Buku Agenda (Buku Pencatatan Keluar dan Buku Pencatatan Masuk). Sistem Takah banyak menggunakan istilah singkatan, seperti di kalangan militer.

Sistem kearsipan yang keenam adalah Sistem Kartu Kendali (tahun 1982), merupakan sistem keseluruhan kegiatan (operasional), tata kerja, personil, peralatan dan perlengkapan seluruh kegiatan kearsipan agar berjalan, termasuk asas-asas/petunjuk dalam menyelenggarakan kegiatan kearsipan. Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 78 tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah Bab III Pasal 10 disebutkan bahwa kartu kendali digunakan dalam proses pengurusan surat : Pengurusan naskah dinas masuk; Pengurusan naskah dinas keluar; Penyimpanan arsip; dan Penemuan kembali arsip. Kegiatan mencatat surat masuk atau keluar pada kartu kendali menggunakan rangkap empat yang terdiri dari lembar warna putih, hijau, kuning dan merah. Pengendali menyusun kartu kendali lembar I berwarna putih dalam lemari katalog berdasarkan urutan nomor kode (dalam susunan kode, kartu kendali disusun berdasarkan urutan abjad pada indeks) dan menyusun kartu kendali lembar II berwarna hijau dalam lemari katalog berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu setelah naskah dinas/surat masuk diproses oleh Penerima, Pengarah, dan Pencatat di Unit Kearsipan. Penyimpan, menyimpan kartu kendali lembar III berwarna kuning yang diterima kembali dari Tata Usaha Pengolah dan disimpan ke dalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas berada di Unit Pengolah. Tata Usaha Pengolah menyimpan kartu kendali lembar IV berwarna merah dalam lemari katalog berdasarkan urutan nomor kode. Kartu kendali hingga saat ini masih digunakan dalam proses pengurusan surat.

Sistem kearsipan yang ketujuh yaitu Sistem Pemberkasan (Filing System). Menurut Kennedy (1998), Sistem Pemberkasan adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi (arsip) yang terdiri dari aspek sistem, seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengindeksan pengaturan/penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, tekonologi yang digunakan dalam implementasi sistem. Dalam kegiatan penggunaan dan pemeliharaan arsip pada pengelolaan arsip dinamis, pemberkasan dilakukan berdasarkan klasifikasi arsip (memberikan kerangka dasar untuk pengkodean (coding) dan penyimpanan arsip (Storing)), misalnya berdasarkan klasifikasi alphabetis, numerik, alpha numerik, kronologis atau geografi.

Sistem kearsipan yang terakhir adalah Sistem Kearsipan Nasional (SKN). Berdasarkan Undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengelola Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang terdiri dari aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)/e-record dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)/e-archives dengan menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang merupakan pengembangan sistem arsip yang berbasis elektronik/digital seiring perkembangan tekonologi informasi. SKN sebagai salah satu bentuk reformasi sistem, merupakan bagian dari penyelenggaraan e-government dalam meningkatkan proses pemerintahan (e-administration), menghubungkan dengan masyarakat (e-citizens dan e-services) dan membangun interaksi dengan pihak lain (e-society) untuk mewujudkan pemerintahan yang terbuka (open government).

Sumber :
Ladiawati, Dr. Dewi. Sistem Kearsipan (Power Point). Disampaikan Dalam Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil, Badan Diklat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, 12 November 2015
Modul : Manajeman Arsip Aktif, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia
Modul : Sejarah Kearsipan, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia
Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 78 tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah
Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Undang-undang nomor 49 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Foto: https://news.detik.com/berita/d-3431599/belanda-pamerkan-versi-digital-arsip-voc-untuk-pertama-kalinya